Webブラウザを使ったアプリケーション
インターネットを使い、どの端末でも作業ができるよう、TOP NET^TMは標準的なWebブラウザ（Internet Explore等）で動きます。そのため、PCが故障して代替えのPCに変えたときでも、特にシステムのインストールなどをせず、すぐに利用することができます。

複数画面の同時使用が可能

Webブラウザを利用した図書館システムでは、多くの場合画面いっぱいにシステムの内容を表示し、Webブラウザが元々持っているほとんどの機能を使わせないようにしています。さらに一度の使える画面を一つだけにして、現在開いている画面で「保存」や「終了」を押すまで次の画面に移動できないようにしています。しかしこれから社会に出てくる人たちがWebブラウザを日常的に使っていることを考えると、本来の機能を制限しない方が便利だと考えます。そのためTOP NET^TMでは複数の画面を開いてそれらの画面を切り替えて使うことができるようにしています。

データの参照（ハイパーリンク）

TOP NET^TMが動作するWebブラウザは「ハイパーリンクテキスト」と呼ばれる情報を参照し、参照先にすぐ移動できるという特徴があります。Webブラウザで情報を見ることになれた人たちにとっては「リンクをクリックする」という操作は自然な動作と受け取られています。そこでTOP NET^TM ではこのWebブラウザの基本的な動作にあわせ、必要な情報はリンクをクリックすることで参照先の情報が表示されるようになっています。

図書館システムの基本は資料の管理と資料検索です。また貸出返却のため利用者の管理も必要です。そしてインターネットなどを利用した検索・予約・利用情報表示などの利用者サービスの機能です。

資料管理
図書館システムの基本の一つは資料管理です。誰に何時何を貸したか、そしてその資料は返却されたか？ということを管理します。

個人情報保護に配慮

TOP NET^TMでは個人情報保護の観点から、貸出中は借りている人が誰かを管理しますが、返却されると同時に誰が借りたかはわからないようにしています。 TOP NET^TMでは利用券から利用者を呼び出すとき、利用者の氏名などを表示しません。しかし、忘れ物などのメッセージが登録されていればその利用者へのメッセージが表示されます。必要があれば利用者の詳細を表示することもできます。

簡単な操作であらゆる資料情報表示

TOP NET^TMでは個人情報保護の観点から貸出資料の書名などは表示しません。ただし、必要があれば簡単な操作でその資料の詳細まで確認することができます。利用者情報、資料情報とも、完全な登録内容を参照することが可能です。

確実に保存される貸出処理

TOP NET^TMはWebブラウザを使用したシステムです。Webブラウザはいつでも画面からウィンドウを消すことで処理を中断することができます。そのためTOP NET^TMでは資料のバーコードなどを読み込んだ瞬間に貸出データを保存しています。謝って画面を消去しても貸出データが消えることがありません。

自然な取り消し処理

資料を貸出する時、利用者の申し出により「取り消し」が必要になるときがあります。多くのシステムでは取り消しに対応するために「保存」ボタンと「取り消し」ボタンを用意していました。しかしWebブラウザではどちらのボタンも押さないまま画面を移動したり画面を消去できてしまいます。TOP NET^TMでは資料のバーコードなどを読み込んだ時点で貸出処理は完了しますが、5分以内であればその貸出を「取り消す」ボタンを表示、完全に取り消すことができます。

個人情報に配慮した家族扱い

公共図書館システムでは家族扱いというのがあります。自分以外の家族が予約した資料を自分の利用券で借りるといった処理です。多くのシステムでは登録された電話番号がなどで自動的に家族を設定していますが、TOP NET^TMでは双方で家族扱いの設定をした場合のみ、家族扱いをする仕様にしています。

メッセージを確実に処理する

図書館システムでは利用者情報をチェックしたり、資料情報をチェックするときお知らせやエラーを画面に表示します。多くの図書館システムでは表示された画面上に別のメッセージ画面を重ねて表示し「はい」「いいえ」などをボタンが押せるようになっています。しかし、多くの場合バーコードリーダーなどで次のバーコードを読んだ時点で「はい」のボタンが押されたことになり、処理は進むものの正しくデータが登録されないことになります。TOP NET^TMでは別に用意した「OK」「NO」のバーコードを読み込むまで次の処理に進まないようにし、メッセージが確実に処理されるようにしています。

資料管理業務
貸し出した資料が期日までに返却されているか、分館などから資料の利用依頼が来ていないか、今月の利用状況を調べたい、といった資料管理業務は図書館の重要な仕事です。TOP NET^TMはこうした日常的な作業を効率よく実行できるようさまざまな工夫があります。

画面で処理を確認

期日までに返却されなかった資料について、利用者に連絡をすることは図書館の重要な作業です。多くの図書館システムでは未返却リストや督促リストなどを印刷し、電話連絡済みの印を記入しています。TOP NET^TMでは画面上に未処理と処理済みが上下に表示され、連絡がついたものを「処理済み」とすることで表示されている情報が「処理済み」に移動します。未処理がなくなるまで処理をすればよいので、見やすく連絡ミスを防ぐことができます。

設定の簡略化

期日までに返却されなかった資料を返してもらうため、利用者に連絡をします。多くの図書館システムではこうした業務処理で「さまざまな要求」に答えることができるよう、選択項目をたくさん作っています。しかし、ほとんどの場合「延滞中の貸出データ」を表示すればよいのに、その多くの項目を設定・選択しなければいけません。TOP NET^TMではそれぞれの業務を調査し、「ほとんどの場合」を想定して初期値を決め、何も設定・選択しなくても必要な内容が表示されるようにしています。

その場で確認できる統計

多くの図書館システムでは統計資料は紙に印刷する仕様です。印刷されるまで内容を確認することができません。TOP NET^TMでは統計はまず画面に表示されます。さらに設定項目を変更すればその場で変更された設定を反映して統計の表示が変更されます。紙を使わないので、毎日でも統計を確認することができます。

帳票を自由に設計

多くの図書館システムでは各図書館にあわせて帳票を再設計します。これは「カスタマイズ」と呼ばれ、費用・時間とももっとも導入の妨げになっています。TOP NET^TMではこの帳票を簡易データベースアプリケーションを利用することでいつでも自由に変更することができます。この簡易データベースはPCごとに別の設定を持つことができますから、担当ごとに帳票のレイアウトを変えることさえ可能です。また、市販のデータベースソフト（FileMaker Pro）を使っていますので、図書館側でレイアウトを変更することも可能です。

帳票ツールではメニューから印刷出来るデータを設定します。

資料では全資料も可能です。
帳票ツールから必要な項目を指定してデータを抽出出来ます。

帳票ツールで取り込んだデータからさらにツール側で自由に検索、並べ替えが出来ます。

資料登録
図書館での資料の登録には2種類の情報を分けて考える必要があります。一つは利用者からの検索要求に応えるための「書誌事項」つまり「書名」「著者名」「出版社」などの資料を探すために必要となる情報です。もう一つはその資料がどこに保管されているか、いつどこからいくらで購入したのかといった資料を管理するための情報です。これら管理情報を「蔵書」データと呼び、本の情報である「書誌」データと分けて登録します。

どんなマークでも混在登録可能

書名や著者名といった書誌事項は図書館で直接登録することもありますが、多くは取り次ぎ業者などが用意した「MARC」と呼ばれる書誌の電子データを利用します。このMARCデータは作成元ごとに様々な方式で作られています。多くの図書館システムでは資料の登録時に特定の「MARC」形式に統一する必要があります。しかしTOP NET^TMではこうしたMARCの形式そのものを登録する機能がありますので、導入後でも自由にMARC形式を追加できます。また、複数の形式が混在しても問題がありません。

変更可能な管理項目

資料の管理項目は図書館ごとに違っています。TOP NET^TMでは管理項目の「項目名称」「表示・非表示」「初期値」を細かく設定出来ます。これまで台帳などで使用していた項目名称をそのまま使えます。また不要な項目は画面に表示されません。そして、新規登録ではあらかじめ設定した内容が最初から表示去るようになります。

画面を切り替えながらの登録

資料の登録時は「書誌」事項と「蔵書」事項「発注」や「予算」など、様々な情報を参照して登録する必要があります。多くの図書館システムではこれら別データを参照するためには現在の登録画面を中止して、メニューに戻り、新たに参照するためのデータを検索・表示する必要がありました。TOP NET^TMではこれら登録時に参照が必要な画面はあらかじめ画面に用意された「タブ」を切り替えるだけで登録を中断することなく、参照することが出来ます。

利用者サービス

現代の図書館では利用者自らがPCなどの端末を使って、自身の利用状況を確認したり、必要な資料を検索したり、予約したりします。また、利用者への連絡には電話だけでなく電子メールなども利用されます。TOP NET^TMは元々インターネットを前提に作られていますので、インターネットを利用した利用者サービスが充実しています。

Google風の検索

これまでの図書館システムでは図書館職員が使う「出来るだけ最初から絞り込み」が出来るように多くの項目が用意された画面から検索しました。TOP NET^TMではWebで標準的なGoogleやYahooでの検索のように「キーワード」欄一つで検索出来るようにしています。Webブラウザでの検索になれた人たちに対して、何も説明することなく利用してもらえるものになっています。

検索結果画面上で予約

TOP NET^TMでは予約など検索結果に対して行う処理はすべて検索結果画面の上に画面を重ねて入力画面を表示します。どの資料に対しての操作なのかがわからなくならないように配慮しています。

オープンソースを使用

TOP NET^TMはシステムのOSにはLinuxを使っています。データを保存するデータベースにはMySQLを使っています。そしてプログラムにはRuby on Railsを使っています。これらはすべてオープンソースと呼ばれるもので、公共的な利用では一切ライセンスが発生しません。導入時にプラットフォームにライセンス費用がかからないため導入のための費用が低減出来ます。

Rubyによるシステム

Rubyは日本で日本人により開発されたコンピュータ言語です。大変効率の良い言語で、今では世界中で利用されています。TOP NET^TMはこのRubyを使って開発しています。図書館システムの機能すべてをRubyを使って開発しています。全文検索と呼ばれる高度な検索システムさえすべてRubyを使ってプログラムされています。

クラウド対応

図書館に必要なのはPCだけで、サーバーはデータセンターに置くことが出来ます。元々インターネットを通して利用する形式で開発していますので、サーバーが同じ建物にある必要はありません。
※サーバーを図書館に置いた運用も可能です。

保守管理が不要

サーバーをデータセンターに置けば、停電の不安やデータ消失対策で、バックアップを取るといった心配がなくなります。また、ハードウェアの保守点検も必要なくなります。 ハードウェアはデータセンターで専門家が常に管理保守しますから、コンピュータに詳しい職員を置く必要もありません。

使用料での導入

これまでの図書館システムではハードウェアを導入するイメージのため、ハードウェアのリース満了後にシステムごと入れ替えることが多かったと思います。TOP NET^TMはクラウド型で導入した場合ハードウェアは必要に応じて更新されますから、リース期間等を意識することなく連続して使うことが出来ます。

TOP NET^TMはクラウドでの導入を推奨しています。それはアプリケーションが随時機能アップしていくからです。一般的なシステムのように次のバージョンアップを待つことなく、新しい機能は随時登録され、その瞬間からすぐその機能を使うことが出来ます。